Những điều nên biết về Google Apps

Nếu người sử dụng đang nghĩ đến việc chuyển sang các trình ứng dụng Google Apps thì dưới đây là tất cả những gì cần biết.

Trình ứng dụng Google là gì và hoạt động như thế nào?

Các trình ứng dụng Google là một bộ các trình ứng dụng hiệu quả dựa trên đám mây, giúp người sử dụng có thể truy cập kết nối Internet từ bất kỳ máy tính vào và ở bất kỳ thời điểm nào. Bản thân các dữ liệu và các trình ứng dụng được vận hành bởi các trung tâm dữ liệu của Google. Hiện đang có một số phiên bản các trình ứng dụng Google như phiên bản miễn phí, phiên bản tiêu chuẩn, phiên bản giáo dục, phiên bản cho các tổ chức phi lợi nhuận và phiên bản dành cho chính phủ.

Các trình ứng dụng Google hỗ trợ và không hỗ trợ các công cụ nào?

Bộ trình ứng dụng Google bao gồm 6 công cụ:

- Gmail là nền tảng email của Google và cung cấp cho người sử dụng 25GB lưu trữ

- Google Calendar là một công cụ quản lý dạng chương trình nghị sự, cho phép người sử dụng sắp xếp và chia sẻ lịch trực tuyến và được đồng bộ hóa với thiết bị di động của người sử dụng

- Google Docs là một nhóm các công cụ giúp người sử dụng tạo mới văn bản, bảng biểu, đồ thị và các bài thuyết trình

- Google Groups là các nhóm do người sử dụng tạo ra, cho phép người sử dụng tạo và quản lý các danh sách thư, chia sẻ nội dụng và tạo các lưu trữ có thể tìm kiếm được

- Google Sites là một công cụ chp phép tạo mới các trang web dành cho mạng nội bộ và các trang được quản lý theo nhóm.

- Google Video là công cụ chia sẻ video được bảo mật.

Các trình ứng dụng Google Apps khác các công cụ Gmail như thế nào?

Các công cụ dưới đây khá quen thuộc với những người sử dụng có tài khoản Gmail miễn phí. Tuy nhiên, Google Apps Premier Edition lại có đôi chút khác biệt:

1. Vì Các trình ứng dụng Google Apps được dùng cho khối doanh nghiệp nên người sử dụng sẽ đăng nhập vào tên miền của công ty mình thay vì địa chỉ của người sử dụng: Địa chỉ email này đã được bảo vệ từ spam bots, bạn cần kích hoạt Javascript để xem nó. . Có một bảng điều khiển quản trị về CNTT giúp cho quản trị viên CNTT có thể quản lý và điều khiển các tài khoản người sử dụng.

2. Cũng đã có một số tính năng nhằm chủ yếu hỗ trợ khối doanh nghiệp chỉ có trên Premier Edition, bao gồm tính năng điều khiển để tăng mức truy cập, nhờ đó, doanh nghiệp sẽ phải chịu trách nhiệm về việc thông tin được chia sẻ ra bên ngoài miền; tăng cường ngưỡng Gmail và cải thiện danh sách thư; hạn mức lưu trữ lớn hơn; thiết lập phòng hội nghị và chia sẻ các nguồn lực khác trong văn phòng thông qua Google Calendar và khả năng chi sẻ các video nội bộ trong công ty.

Phiên bản trình ứng dụng Google Apps nào là phù hợp?

Google Apps Premier Edition là phiên bản được thiết kế dành cho khối doanh nghiệp. Với Premier Edition, các doanh nghiệp có thể:

- Sử dụng thử trong 30 ngày

- Bảo hành 99.9% thời gian sử dụng

- Hỗ trợ tăng cường công nghệ thông qua các email và hỗ trợ điện thoại 24/7 với các vấn đề nghiêm trọng

- Tăng cường lọc các thư spam và virus

- Thực thi các chính sách gửi thư.

- Lưu và tuân thủ tương thích về thư

- Tích hợp APIs do đó doanh nghiệp có thể tích hợp Google Apps với môi trường CNTT hiện có
- Đối tác dịch vụ chuyên nghiệp (triển khai và giải pháp)

4 Phiên bản khác của Google Apps cũng được thiết kế đặc biệt để đáp ứng yêu cầu của từng nhóm khách hàng đặc biệt, bao gồm: Google Apps cho Giáo dục; Google Apps phiên bản tiêu chuẩn dành cho các nhóm nhỏ như câu lạc bộ, gia đình và các đội chơi thể thao; Google Apps dành cho các tổ chức phi lợi nhuận; và Google Apps dành cho Chính phủ.

Người sử dụng cần biết gì về các chính sách bảo mật?

Một số điểm cần lưu ý về chính sách bảo mật của Google:

- Google không sở hữu dữ liệu, chính người sử dụng sở hữu dữ liệu của họ

- Các nhân viên của Google sẽ chỉ truy cập vào dữ liệu khi quản trị viên cho phép xâm nhập vì mục đích giải quyết các vướng mắc.

- Dữ liệu của người sử dụng sẽ được lưu trữ trong mạng của Google của các trung tâm dữ liệu. Chỉ các nhân viên có thẩm quyền của Google mới có thể truy cập vào các trung tâm dữ liệu này.

- Google sẽ giữ các dữ liệu theo thời hạn mong muốn của khách hàng và sẽ xóa các dữ liệu khi khách hàng yêu cầu.

Sử dụng Google Apps có tiết kiệm chi phí không?

Nếu doanh nghiệp đang sử dụng Microsoft Exchange 2007 thì có thể quyết định liệu có tiết kiệm được chi phí không bằng cách truy cập vào đây.

Người sử dụng có thể dùng thử Google Apps ở đâu?

Người sử dụng có thể dùng thử phiên bản 30 ngày của Google Apps tại website: http://www.google.com/a/cpanel/premier/new

Chi phí là bao nhiêu?

Google Apps Premier Edition có giá 50 đô la Mỹ cho mỗi tài khoản trong vòng một năm. (Lưu ý, mỗi tài khoản người sử dụng được coi như một hòm thư đến chứ không phải một miền). Google không chiết khấu cho dung lượng sử dụng hoặc mua với số lượng lớn. Nếu doanh nghiệp muốn tăng thêm mức lưu trữ thì có thể thêm tính năng Google Message Discovery vào tài khoản Google Apps Premier Edition sau khi đăng nhập. Mỗi lần thêm sẽ tốn 14 đô la Mỹ cho một tài khoản người dùng trong một năm cho khoảng thời gian lưu trữ là 1 năm, hoặc 33 đô la Mỹ trong một năm cho một tài khoản người sử dụng với khoảng thời gian lưu trữ là 10 năm.

Google Apps Marketplace là gì?

Google Apps Marketplace cung cấp hàng nghìn sản phẩm và dịch vụ dành cho người sử dụng Google như các trình ứng dụng có thể cài đặt tích hợp với Google Apps. Người sử dụng có thể lựa chọn các trình ứng dụng miễn phí hoặc có tính phí.

Thúy Liễu (Theo CIO)